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Jadir Gamba Santos

Director de Operaciones y Proyectos en Wunderman Thompson

En la publicidad, siempre existirá el objetivo de crear proyectos interesantes y atractivos que sorprendan al cliente. A menudo manejar varios proyectos a la vez puede ser una tarea difícil. Por esta razón, charlamos con un experto en el manejo de proyectos publicitarios. 

Jadir Gamba es un ingeniero industrial que se dedicó a las agencias publicitarias. El cuenta con 10 años de experiencia en operaciones y 7 años de experiencia en gestión de proyectos. Actualmente trabaja en la agencia Wunderman Thompson. Gracias a esto, desde AGO Publicidad quisimos entrevistarlo para hablar sobre la gestión de proyectos publicitarios y todos los factores que inciden en su éxito. 

Para hablar de la gestión de un proyecto publicitario, empezaremos con lo más general, su definición. ¿Cómo defines la gestión de proyectos publicitarios?

“La cohesión que existe entre la estrategia, la creatividad, las comunicaciones, los datos y tecnologías y cualquier otro actor para poder lograr un objetivo común de negocio o de marca.” 

Continuando con la definición, ¿Cuáles son las tipologías de proyectos publicitarios?

“Existen diversos tipos de proyectos dentro de una agencia publicitaria. Estos se pueden categorizar por experteer como lo son proyectos digitales, de comunicación, de tecnología, de data, de customer experience, de brand experience y de RRPP; o por tamaño del proyecto ya sea una campaña completa de un producto o un tema táctico como una landing page.” 

Y, ¿Qué aspectos consideras son claves para llevar a cabo una gestión de proyectos publicitarios exitosa?

Intentando mantener un lenguaje natural Jadir nos menciona los siguientes aspectos: “Dentro de un proyecto se conoce algo como la triple restricción: costo, tiempo y alcance. Pero lo clave en una gestión de proyecto es la planeación y luego la ejecución. La planeación es primordial ya que si no se planea bien no se ejecuta bien y podemos entrar a hacer cosas por hacer. El camino siempre debería ser ejecutar algo que está muy bien planeado. ¿Qué debemos planear? la triple restricción para evitar correndillas con el cliente.” 

Asimismo, Jadir nos menciona que en la etapa de planeación se determinan todos los ítems que permiten acercarnos al objetivo que se quiere cumplir. “Cuando determinamos los ítems del proyecto eso nos va a permitir tener un alcance específico del proyecto o unos criterios de aceptación y nos va a permitir ir a donde el cliente, como agencia, para poder definir claramente cada punto que se va a tener en cuenta en su proyecto, el tiempo por cada uno de esos ítems y el costo.” 

Luego se avanza a la etapa de ejecución con claridad de todos los ítems. En la fase de ejecución, hay que ser flexibles por sí hay que hacer algunos refinamientos de los ítems. “No nos podemos regir y a acartonar únicamente la manera en la que se había estimado en la manera inicial, deberíamos adaptarnos a eso”. De igual forma en la fase de ejecución hay unos unos factores para completarla de manera exitosa “La transparencia, la inspección y la adaptación” 

Teniendo en cuenta las etapas de un proyecto, ¿qué actores intervienen en la gestión y cuáles son sus responsabilidades? 

“Los roles que deberían haber dentro de un proyecto son tres: un product owner, un scrum master y el equipo. El product owner es responsable de que hagamos ese listado de ítems que hablamos al principio. Esos ítems son los que realmente le darán el valor necesario para el producto que vamos a ejecutar, para él entregable a nuestro cliente. También se encarga de que el equipo tenga la claridad del objetivo del proyecto y de los ítems que se han enmarcado y de organizar esos ítems de manera que podamos ver cuáles son esos ítems que mayor valor tienen. El Scrum master es la persona que está encargada de Scrum, y tiene que conocerse Scrum, inyectárselo, vivirlo y respirarlo todo el tiempo para hacer que toda la ejecución se realice de la manera correcta: ágil, evitando imprevistos que no permitan que el proyecto fluya. Además debe estar al servicio del dueño del producto haciendo el acompañamiento. El Scrum Master tiene que tener una experiencia o conocimiento para realmente generar valor al proyecto. Por último, el equipo está encargado de realizar todas las actividades necesarias para que los objetivos se cumplan, se pueden organizar y son los responsables de que el producto cumpla las características de calidad que espera el cliente.” 

Ahora bien, si se menciona el uso de alternativas para gestionar un proyecto publicitario, ¿Qué piensas de las metodologías ágiles y cómo consideras que favorecen la gestión un proyecto publicitario?

“Los marcos ágiles para la gestión de proyecto son una alternativa que sí o sí las agencias deberíamos tener porque hay proyectos en otro tipo de industrias que pueden ser un poco más lineales. Nosotros, nos estamos encontrando constantemente con proyectos y productos que son completamente flexible, nuestro entorno de innovación que es la base de nuestra industria está en constante cambio y por eso necesitamos de esas herramientas que nos permitan adaptarnos fácilmente a las circunstancias.” 

Para la gestión de proyectos publicitarios se deben tener en cuenta unas herramientas para facilitar el proceso, por eso le preguntamos a Jadir, ¿Qué herramientas tecnológicas recomiendas para gestionar un proyecto publicitario? 

“Herramientas hay un montón, son infinitas. Al final no existe una herramienta perfecta, lo que me ha pasado a mí durante la experiencia de gestión de proyectos es utilizar varias al tiempo para complementar según las necesidades. Las más comerciales son Shira, Trello, BaseCamp, Asana y Cor. Las gratuitas son Trello y Asana.” Estas herramientas además ayudan con los resultados y la medición de los KPIS, que se deben determinar en la fase de planeación. 

Con respecto a las crisis, le preguntamos a Jadir ¿Cómo se manejan las crisis en un proyecto publicitario y qué podemos esperar de ellas? Su respuesta fue muy simple, hay que adaptarse.“ ¿Cómo se manejan? adaptándonos. ¿Qué se esperan de ellas? Aprender.” El equipo debe reunir y validar todas las hipótesis con el cliente, de este modo se pueden tomar decisiones adecuadas para que la crisis sea una experiencia de aprendizaje y no de tormento.  

Dicho lo anterior, todas las organizaciones estamos viviendo el Covid-19, ¿cómo se han adaptado a esta crisis? 

“Fue algo bueno. En tres días todo el equipo estaba trabajando desde casa. La parte más fácil es tener portátiles. En cuanto a los equipos más grandes, se hizo todo un plan con operaciones con el equipo para armar ese plan para pensar de qué manera podíamos llevar estos computadores a las casas de las personas,” y agregó, “No es viable parar la operación, se puede disminuir porque los clientes entienden y no esperan respuestas inmediatas. Pero hay que dar respuesta. Entonces, ¿Qué hicimos? adaptarnos.”  

Para finalizar agregamos una última pregunta, ¿Cómo crees que debe anticiparse la industria y la academia frente a los cambios que estamos viviendo? “Cada vez más nos volvemos consultores. Ahora somos consultores para lograr objetivos específicos del cliente. Antes se hablaba de qué se hace en ‘on’ y que se hace en ‘off’. Ahora eso desaparece porque las personas tienen eso en una sola vida. Uno debe hacer un zoom out y empieza a ver el journey de una persona y cómo llegamos a ese consumidor. Para así ver cuáles son esos puntos de contacto para intervenir que aporten a los objetivos de marca.” Es decir, debemos entender al usuario final para así aportar de manera adecuada a su vida y así trascender. Te invitamos a que veas la entrevista completa en nuestras redes sociales.  

Instagram: @agopublicidad y Facebook: agoucentral 

Entrevista por: Adriana Florez 

Coordinadora General y profesora de la asignatura Gestión de Proyectos Publicitarios en la Universidad Central. 

Editora: Catalina De La Vega